【予算を抑えたい‥】企業運動会イベントを格安で実施するには?費用のポイントを紹介














こんにちは、株式会社リアクション木村です。


この記事は運動会はやりたい!でも予算はできるだけ抑えたいと、

考えている方にそのポイントをまとめた記事になっています。


早速ですが、運動会を行う時に費用のかかるポイントは、

大きく以下の3つあります。


1.会場・施設の利用費用

2.運動会用具などのレンタル

3.企画運営(当日の運営・賞品・Tシャツなどのノベルティ)


上記ポイントごとに、予算を抑えるポイントやそのメリット・デメリットを記載していきますので参考にしてくださいね!





1.会場・施設の利用費用について(公共施設と民間施設の違い)



運動会会場は主に以下パターンに分けられます。


パターン1:市営・県営・区営などの公共施設(市民体育館など)

パターン2:民間が運営する会場・ドーム(幕張メッセなど)やフットサルコート


それに加えて、


パターンA:屋外会場(外のグラウンド・公園)

パターンB:屋内(インドア)会場に分かれます。


費用を抑えるポイントとしてまずあげられるのは、

圧倒的に「公共施設の方が予算が安い」ということです。


具体的に施設利用料の相場でいうと、

民間施設のおよそ3分の1以下で借りられます。

特に屋外会場はさらに安く借りられます。(公共施設&屋外)


安い&環境も良い(駐車場や利用空間の広さ)公共施設ですが、

レンタルする場合は、以下の点に注意が必要です。


**公共施設の注意点**


1.予約者の制限があることが多い

→市民や区民などの予約者の条件がある&貸切利用の際の時間制限がある場合がある。企業などの大人数での利用は原則認められない など


2.予約決定は1ヶ月前の抽選によって決定

→予約申込み開始が2ヶ月前から抽選結果が1ヶ月前など(10〜11月など人気のあるシーズンは落選する可能性がある)


公共施設は安いメリットの一方、予約が取りづらい・スケジュールを立てづらいなどのデメリットがあるため、例えば企業運動会などで人数が100名以上になる場合は全員の予定を1ヶ月前に合わせるなどは現実的でない場合も多いので民間施設も検討した方が良いかと思います。


また屋外施設はそもそも、雨などの天候によって運動会の開催ができなくなる場合もあるためその点も注意が必要ですね。


**公共施設の利用まとめ**

費用は民間施設の3分の1程度

予約制限があるので人数が100名以上の運動会の場合は民間施設も検討した方が良い



1-1.民間施設利用をする際のポイント









公共施設に比べて施設利用の予算は上がりますが、何と言っても1ヶ月以上前から予約できることが多い民間施設は予定を立てやすいのが嬉しいところ。


そんな民間の施設でもより良く利用するためのポイントを紹介します。


Point1.選ぶなら屋外より屋内(インドア会場)を!


せっかく予約したのに天気予報が悪くて当日まで落ち着かない、参加者への連絡などのオペーレーションが大変、最悪イベント中止になったりキャンセル(料金)等でもめることも少なくないので、全天候型の屋内施設を選んだ方が幹事さんにとっての不安を減らすことになって、企画に集中できます。


Point2.利用人数にあった施設を選ぼう!


実際に来てみたら競技のスペースが足りないor十分過ぎるということはよくあります。費用を下げるポイントとしてよくあるのが、利用人数より借りたスペースが広すぎる、ということです。


民間施設でレンタルする広さによって料金が異なり広いほど高騰します。ちょっと手狭でも工夫すれば楽しめる競技やスポーツはありますが、広すぎるとただ予算が高くなるだけなので注意が必要です。


Check!Point3.広さを決める時の目安とは!?


施設の広さ(平米数 ㎡)÷ 人数 > 3㎡ (1人あたりの広さ)


というのが大体の目安です。一人あたり広さが20㎡以上ですと広すぎ、5〜10㎡ですと余裕を持って使えます。逆に2㎡以下ですとかなり狭く感じます。


また事前の見学等受け付けている施設も多いので、時間に余裕があれば見学等した方が無難です。



番外編 裏技!民間施設ならではの調整・交渉


民間施設であれば、公式の情報以上の調整をしてくれる可能性もあります。例えば、3ヶ月以上先の予約だったり、予約カレンダー上は既に埋まっている日程でも貸切の調整ができたりと、お客様に合わせて個別対応を行っている施設も意外と多いので、まずは電話等で問合せてみるのがオススメです!



2.運動会用具などのレンタルについて












運動会といえば、玉入れ・綱引き・大玉転がし等運動会ならではの用具が必要になってきますよね。自前で手配するのは中々大変です。まずは、利用する施設に運動会で必要な用具を借りられるものがないか問い合わせてみると良いでしょう。


その上で用具が足りなければ、

「運動会用具 レンタル」等で検索すれば用具を貸し出してくれるサービスがあるので、必要な用具を探して注文することも手段の一つです。


**レンタルする際の注意点**


・金額は配送料込みで確認すること。

※用具代の他、送ったり返却する際の配送費が結構かかります


・施設側に事前配送(予定日の前日以前)ができるか確認

※当日だと配送状況によって届かない・遅延などのトラブルがある


・利用後の配送方法や担当者の決定

※使ったあとの返却方法(いつ・誰が・何処に)を確認


2-1.運動会用具に頼らない種目を考えてみる


運動会用具をたくさん借りると、それだけで施設利用料と同じくらい予算がかかることも多くあります。運動会用具を使わずにできる種目もありますので以下にピックアップしましたので参考にしてみてください。


a.借り人・物競争

借りるお題などは手作りで用意できるので用具の必要はありません。


b.ドッチボール・長縄跳び・ぐるぐるバット

買っても300円くらい〜で安い!持ち運びも簡単色々な種目に応用可能

ドッチボールの他、ポートボール、たま運び競争など。

長縄跳びはコストが安く、制限時間で何回飛べるか勝負・ダブルタッチなど

ぐるぐるバットは罰ゲームなどでよく使えます。


c.ピンポン玉渡し・ペットボトル割箸入れ

列を作ってスピードを争ってもよし・障害物競争などにしてもおもしろいです


d.イス取りゲーム

会場を借りる施設にイスなどがある場合



3.企画運営(当日の運営・賞品・Tシャツなどのノベルティ)











運動会を盛り上げる要素として運営は非常に重要な要素です。


当日の競技進行・準備

設営・チーム分け準備

音響

司会  など


例えば企業運動会などでは社員全員競技に参加し、楽しむという目的で、

上記のような運営は、外部のイベント会社さんに外注することも多いです。


運動会屋さんのような運動会専門のイベント代行会社もあり運動会用具や種目の準備設営・チーム分け・色分けの手配等も一括で行っています。


外注の大きなメリットとしては、参加者は運動のできる準備をして会場に行けば、ほぼ手ぶらで運動会に参加することができることができる手軽さです。


デメリットとしては運営代行をお願いする分、一人当たりの運動会予算が10,000円/人を超えることも多く、人数が少なければ少ないほどコストが高まります。


1,000人以上の運動会ですと流石にプロの力を借りないと運営が困難になりますが、100人程度の規模感であれば、独自に運営することで大きくコストを下げることができます。いくつかポイントを紹介します。


3-1.チーム分けを行う時の最安はずばり「ハチマキ」


チーム分けの方法として多いのがオリジナルカラーTシャツですが1枚1,000円前後とコストがかかります。会社行事の記念Tシャツで全員の参加賞と思い出として残すのはもちろんありですが、予算を抑えたい時はほかの手段を考えた方が良いです。


事前に服の色を揃えてきてもらうなどでもいいですがムラがでたり準備忘れなどもありますし、赤白帽では2色までなど制限があるのでオススメは「ハチマキ」です。


通販サイトで探せば1枚100円程度から買うことができる&色も3色以上あるのでオススメです。額に巻くでもいいですし、腕にくくりつけるでも十分色分けできますよ!


3-2.設営・運営チームは作るが競技にも参加できる工夫をする


種目の準備・設営等、運動会には運営チームは必ず必要になります。実際のところ、細かい競技の進行スケジュールを踏まえると運営チームは企画幹事チームでもあり大変なのですが、企画もして運営もして当日の競技に参加できない、となるとちょっと悲しいですよね。


そこで工夫としては、企画幹事であり当日の運営担当であったとしても、運営チームは予め入るチームを決め且つ分散して入ること、チームリーダーに事前にしっかり運営担当もメンバーであることを伝えるということです。


競技の準備さえできてしまえば、チーム分けなどはリーダーに任せて、運営担当の方も競技に参加できるようにするといいでしょう。


また司会や音響等、専任の担当がいれば盛り上がることは言うまでもないですが自分たちだけど限界もありますので、特に音響については開会・閉会式・ラジオ体操等での切り替えやオンオフでメリハリをつけるぐらいで、競技中については音楽を流しっぱなしにしても問題ないかと思います。運動会で耳にした曲のトラック等、探せばありますので見つけてみてください。



最後に:この記事は㍿リアクションの提供でお送り

しました!












今回の記事では、運動会でかかる予算や、企画から会場決定までのポイントをできるだけリアルに紹介させていただきました。


リアクションでは、千葉〜東京まで20名〜500名の規模感で運動会のできるインドアの会場を運営しています。少人数〜大人数まで自由度の高い会場のお貸出しのほか、イベント企画のノウハウや、当日の運営・種目プロデュース等も行っています。


運動会をやりたいけど、会場も企画も決まってない!という方は、

お問い合わせ頂けたら可能な限り有益な情報をお返しできるように頑張ります!

という姿勢で、スタッフ一同お待ちしています。


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